Checklist de recepción de hotel: 31 tareas firmadas con PIN
La recepción es la primera y la última impresión del huésped. Trabaja 24 horas, maneja arqueos, preautorizaciones y el parte de viajeros. Con Timlup, esa rutina se convierte en checklists digitales que el recepcionista marca y firma desde la tablet o el PC de recepción.
Cada tarea con tiempo estimado y responsable asignado Registros firmados con PIN, hora exacta y empleado Cumplimiento visible en tiempo real para el gerente, sin estar en el hotel
¿Qué hace un recepcionista en su turno?
Un turno en recepción no empieza cuando llega el primer huésped. El recepcionista que abre debe revisar el relevo del night audit, comprobar el arqueo de caja, preparar tarjetas-llave y coordinar con pisos antes de la hora punta. Luego vienen los check-in (normalmente a partir de las 14:00), la atención durante el turno, los check-out (concentrados entre las 10:00 y las 12:00) y, al final, el cierre y el night audit que deja el hotel listo para el día siguiente.
Esta rutina se puede agrupar en 5 bloques con 31 tareas que cubren todo el ciclo diario. En ellas se manejan datos verificables y obligaciones legales: el arqueo de caja recepción (cuadre de efectivo, TPV y datáfono), la preautorización o garantía en tarjeta durante el check-in, y el parte de viajeros que debe remitirse al Registro de Viajeros (SES.HOSPEDAJES) en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. Cada paso es trazable y tiene su momento justo.
Timlup convierte esas tareas en una lista digital que el recepcionista va marcando en una tablet o en el propio PC de recepción. Cada bloque se cierra con su firma mediante PIN personal, dejando registrada la hora exacta y el empleado que la realizó. Así, el gerente ve el cumplimiento en tiempo real, aunque no esté en el hotel. Timlup no certifica nada, pero ayuda a documentar y dejar constancia de que la operativa se ha ejecutado.
La recepción del hotel, en imágenes
Del check-in al cuadre de caja: cada tarea del turno queda firmada desde recepción.
Las 31 tareas de la recepción, ordenadas por bloque
Un vistazo completo a la rutina diaria. El tiempo total estimado ronda los 45-60 minutos de tareas de checklist más el trabajo continuo de atención al huésped.
Apertura de recepción
~20 min al inicio del turno de mañana (habitualmente 07:00-07:20)- 1 Leer el relevo del night audit y el libro de incidencias 3 min
- 2 Arqueo y cuadre de caja del turno entrante 5 min
- 3 Revisar llegadas y salidas del día en el PMS 2 min
- 4 Planning de habitaciones con pisos/limpieza: bloquear, asignar estado 2 min
- 5 Preparar tarjetas-llave y documentación de bienvenida 3 min
- 6 Revisar reservas VIP y peticiones especiales 2 min
- 7 Comprobar TPV, datáfono e impresora de recepción 1 min
- 8 Encender equipos, ordenar mostrador y revisar material corporativo 2 min
Check-in
~8 min por llegada (horas punta: 14:00-16:00)- 1 Buscar la reserva en el PMS y confirmar datos con el huésped 1 min
- 2 Registro de la ficha de alojamiento y firma del huésped 2 min
- 3 Pedir DNI/pasaporte y cumplimentar el parte de viajeros (remitir a SES.HOSPEDAJES en 24 h) 2 min
- 4 Asignar habitación según disponibilidad y preferencias 1 min
- 5 Realizar preautorización o garantía en tarjeta de crédito/débito 1 min
- 6 Entregar tarjeta-llave e informar sobre servicios, wifi, horarios y normas 1 min
Durante el turno
A lo largo de toda la jornada, atención continua- 1 Atención presencial y telefónica a huéspedes: peticiones, quejas, información variable
- 2 Gestionar reservas de última hora, modificaciones, cancelaciones 3-5 min
- 3 Cobros de servicios extra y facturación parcial si se solicita 2 min
- 4 Registrar incidencias y generar partes de mantenimiento 2 min
- 5 Coordinación con el departamento de pisos (habitaciones listas, cambios, urgencias) 2 min
Check-out
~10 min por salida (horas punta: 10:00-12:00)- 1 Recuperar el folio/cuenta del huésped desde el PMS 1 min
- 2 Repasar cargos pendientes y consumos de minibar 2 min
- 3 Emitir factura detallada y realizar el cobro final 2 min
- 4 Recoger la tarjeta-llave 0.5 min
- 5 Solicitar feedback o encuesta de satisfacción 2 min
- 6 Cerrar la habitación en el PMS y notificar a limpieza 1 min
Cierre y night audit
1-2 h en la madrugada (normalmente 23:00-01:00)- 1 Cuadre final de caja y arqueo detallado del día 15 min
- 2 Conciliar todos los cargos y folios abiertos (cotejar con TPV y datáfono) 10 min
- 3 Ejecutar el cierre de día en el PMS 5 min
- 4 Realizar copia de seguridad y, si aplica, cierre fiscal 5 min
- 5 Dejar el relevo preparado y el libro de incidencias al día 5 min
- 6 Ronda final por zonas comunes (luces, accesos, climatización) 10 min
Así de simple en su pantalla de recepción
El recepcionista entra con un PIN, ve solo las tareas de su turno y firma al cerrar. El gerente controla el cumplimiento desde su panel.
Hotel Costa Azul · Recepción
Apertura — Recepción
vence 08:00- Leer relevo y libro de incidencias
- Arqueo de caja y cuadre inicial
- Revisar llegadas y salidas del día
- Preparar tarjetas-llave y documentación
- Comprobar TPV y datáfono
Convierte la rutina de recepción en evidencia firmada
Tres palancas que cambian la rutina de recepción.
Control en tiempo real sin estar en el hotel
El gerente ve qué tareas se han completado y quién las firmó, desde cualquier dispositivo. La recepción deja de ser una caja negra.
Trazabilidad total con firma PIN
Cada checklist cerrado queda vinculado al empleado y a la hora exacta. Una evidencia útil para auditorías internas y para detectar fallos en la operativa diaria.
El recepcionista solo ve lo que tiene que hacer
Nada de listas genéricas en papel. La pantalla le muestra las tareas de su turno, con tiempos y sin distracciones. Más fácil de seguir y de cumplir.
Preguntas frecuentes de la recepción de hotel
Respuestas claras sobre la operativa diaria y cómo encaja Timlup.
¿A qué hora es el check-in y el check-out en un hotel?
¿Qué es el night audit exactamente?
¿Qué es el arqueo de caja de recepción?
¿Es obligatorio enviar el parte de viajeros?
¿Qué es la preautorización de tarjeta en el check-in?
¿Cuánto se tarda en hacer un check-in completo?
¿Qué documentación debe presentar el huésped?
¿Esta checklist sirve aunque no tenga PMS? ¿Cómo encaja Timlup?
John Guerrero
Fundador de Timlup · Fundador de ChefBusiness
Más de 15 años trabajando con operativa de negocios y digitalización de procesos. Detrás de Timlup, ChefBusiness y AI Chef Pro. Estas guías recogen los procedimientos de control diario que veo funcionar en negocios con operativa intensa en España.
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